Bijlagen

De raad van toezicht heeft overlegd met het college van bestuur op 29 maart, 21 juni, 27 september en 6 december. Daarnaast heeft het college van bestuur vier keer overlegd met de commissie financiën en vier keer met de commissie onderwijs. De commissie governance heeft diverse gesprekken gevoerd met het college van bestuur en met de individuele bestuursleden. Ook hebben er twee themabijeenkomsten met het college van bestuur plaats gevonden op 7 juli en 15 november. Tenslotte heeft een delegatie van de RvT drie keer een overleg gevoerd met de OR waarvan 1 keer in aanwezigheid van het college van bestuur.

In de eerste helft van 2023 had de ondernemingsraad 13 leden. Voor schooljaar 2023-2024 is Reglementair vastgelegd dat de ondernemingsraad bestaat uit 11 leden.

In de tweede helft (na verkiezingen) bestaat de ondernemingsraad uit 10 leden en een vacature, die lopende het schooljaar 2023-2024 niet wordt ingevuld, omdat per 1 augustus 2024 de zittingstermijn van 3 leden verloopt en 1 lid met pensioen gaat. In februari 2025 zullen daarom opnieuw verkiezingen worden georganiseerd.

De OR overlegt plenair in de OR-vergaderingen. Met de bestuurder overlegt de OR in zes zogenaamde overlegvergaderingen Daarnaast vergaderen de voorbereidingscommissies Financiën, HR/personeelszaken, Veiligheid/Welzijn/Gezondheid/Milieu/Duurzaamheid en Onderwijs tienmaal per jaar.

Met het oog op urgente besluitvorming t.a.v. de gebouwensituatie van Zone.college is per 1 augustus 2023 besloten tot de inzet van een voorbereidingscommissie Huisvesting, waarin de voorzitters van de hiervoor genoemde voorbereidingscommissies deelnemen. Het werkgebied inzake Veiligheid/Welzijn/Gezondheid/Milieu/Duurzaamheid is overgedragen naar de voorbereidingscommissie HR. De voorbereidingscommissie met de gelijkluidende naam is tijdelijk opgeheven.
Alvorens de OR tot besluitvorming overgaat, worden voorgenomen besluiten in een kleinere OR-setting uitvoeriger behandeld in de voorbereidingscommissie.

De dialoog met ouders vindt op twee niveaus plaats. Op elke locatie wordt de dialoog gevoerd met een Ouder Advies Commissie. Op bestuursniveau vindt de dialoog plaats met een Ouder Bestuur Commissie.

In 2023 heeft het bestuur drie overleggen gehad met de Ouder Bestuur Commissie. Daarbij is ingestemd met de gedragscode ICT en social media leerlingen. Ook is de Ouder Bestuur Commissie geïnformeerd over de vaststelling van het leerlingenstatuut. Tenslotte hebben de ouders ingestemd met de hoofdlijnen van de begroting 2023 en is het jaarverslag 2022 met hen besproken.

 Samenstelling Ouder Bestuur Commissie

Het gaat hierbij om een kwalitatieve aanpassing in de organisatorische vormgeving van het proces van examinering met verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Een onafhankelijke centrale examencommissie vmbo (CEC-vmbo) dat borgt en lokale examenorganisaties vmbo (LEV) die zorgen (uitvoering geven aan). In bovenstaand schema onderscheiden we:

• RvT: raad van toezicht
• CvB: college van bestuur als eindverantwoordelijk bevoegd gezag
• OR: Ondernemingsraad
• Commissie van beroep vmbo voor examens
• CEC-vmbo: centrale examencommissie vmbo
• LEV: lokale examenorganisatie vmbo, bestaande uit de examensecretaris (ES en ES plv.), het examenbureau (EB) en de directeur en/of teamleiders (DIR)
• WEV: werkgroep examensecretarissen vmbo, locatie overstijgend overleg m.b.t. de uitvoering examinering
• MT-vmbo: managementteam vmbo, locatie overstijgend directeuren overleg m.b.t. de uitvoering examinering

Elk van de zes vmbo locaties heeft een LEV. LEV-leden van de locaties; Zwolle, Twello, Enschede, Doetinchem, Borculo en Almelo zijn in de locatie overstijgende overleggen vertegenwoordigd.

In de transitie naar deze gewijzigde organisatie zijn, met uitzondering van de CEC-vmbo, alle overige eenheden vanuit de ‘oude’ situatie operationeel. De WEV fungeert en manifesteert (van oudsher) als collectieve expertise en onderlinge opvang c.q. ondersteuning. Samen met het MT-vmbo, met directeuren als lokale eindverantwoordelijken, waarborgt dit in de overgangsperiode de continuïteit van de uitvoering van het examenproces.
De CEC-vmbo is bij formeel CvB besluit ingesteld. De feitelijke bemensing en implementatie van de CEC-vmbo ligt, als opdracht uit het besluit, in handen van de Kwartiermaker CEC-vmbo (afdeling onderwijs & kwaliteit; O&K).

Tijdens de examens (SE en CE) hebben zich geen noemenswaardige incidenten voorgedaan. Elke LEV, als verantwoordelijke op locatie, heeft een professionele en adequate grip op de uitvoering. Dit wordt vastgelegd in verslagen en besluiten van frequent overleg. Eventuele onregelmatigheden worden formeel afgehandeld volgens het ER en gemeld aan de inspectie.

Binnen het SE is er door drie kandidaten op verschillende locaties, beroep aangetekend tegen een uitspraak c.q. beslissing van de directeur in zake onregelmatigheden (ER art.30). Deze zijn door de commissie van beroep in behandeling genomen (ER art.31). Twee uitspraken c.q. beslissingen van de directeur zijn gegrond verklaard en uitgevoerd. Eén kandidaat heeft geen gehoor gegeven aan opvolging en afronding van de procedure. Deze is hierdoor afgebroken en de uitspraak c.q. beslissing van de directeur is hierdoor blijven staan.

Het verschil SE-CE is voor alle locaties (en studies) binnen de marge van ± 0,5. Hoewel de indicator verschil SE-CE (3-jaars gemiddelde discrepantie SE-CE) sinds 2016 geen deel meer uitmaakt van de beoordeling van onderwijsresultaten door de Inspectie van het Onderwijs (IvhO), is het wel van belang deze indicator in beeld te hebben (handhaving op de examenlicentie c.q. examenbevoegdheid volgens de WVO 2020 art.2.62). De IvhO gaat in gesprek met scholen en besturen over het verschil SE-CE als daar aanleiding toe is

Van belang is te onderkennen dat er aan de relatieve positie over één schooljaar geen directe gewaardeerde conclusie is te trekken. Dit moet toch op de trend van meer jaren plaatsvinden. Daarbovenop is het voor elke vmbo locatie van belang om de relatieve posities per vakgroep per leerweg te bezien om vervolgens eventuele verbetermaatregelen te nemen ten bate van de onderwijskwaliteit (PDCA). Vanuit deze visie zijn er op enkele locaties Datacoaches benoemd om dit proces van datageïnformeerde onderwijskwaliteit te ondersteunen.

De risico control matrix is een overzicht waarbij inzichtelijk wordt gemaakt:

• Welke (top)risico’s we lopen op (sturings)aspecten te weten klant, onderwijs, personeel en middelen/budget;
• Welke beheersmaatregelen genomen zijn, gecategoriseerd naar de vier onderscheiden (sturings)aspecten;
• Op welke risico’s een beheersmaatregel impact heeft.

Effectiviteit beheersmaatregelen:

De meeste genoemde beheersmaatregelen zijn in meer en minder mate aanwezig. Het antwoord tegen de verwachte demografische krimp is wendbaarheid op het gebied van personeel, onderwijs en huisvesting. In de praktijk is dit uiteraard een lastig vraagstuk. Door de ontwikkeling van de leerling- en studentaantal goed te monitoren en tijdig de in- uitstroom en doorstroom in beeld te krijgen wordt geprobeerd om een goede balans te vinden tussen de te bedienen leerlingen/studenten en het personeel en huisvesting. Met name het tijdige inzicht in de mutaties van leerlingen- en studenten blijkt in de praktijk weerbarstig.

In de regio wordt veel samengewerkt met andere onderwijsinstellingen, inclusief samenwerkingsverbanden, om zodoende gezamenlijk een antwoord te hebben tegen de (verwachte) krimp. 

Effectiviteit beheersmaatregelen:

Binnen onderwijsinstellingen wordt het verschil gemaakt door de medewerkers (als belangrijkste bedrijfskapitaal). Sinds 2022 is een project opgestart om tot een vernieuwd strategisch personeelsbeleid te komen. In 2023 zijn we hiermee ook druk aan de slag geweest, zodoende zijn reeds diverse deelprojecten opgeleverd (bijvoorbeeld beleid op het gebied van werkdruk/vitaliteit, carrièreperspectief docenten). Naast beleid probeert Zone.college ook opleidingen/scholingen te faciliteren voor haar medewerkers, voor iedere medewerkers is budget beschikbaar gesteld ten behoeve van scholing. Door de omvang van Zone.college en de geografische spreiding van de locaties is het lastig om met elkaar in contact te blijven. Om dit enigszins te overbruggen wordt jaarlijks onder andere een ‘inspiratiedag’ georganiseerd waarbij alle medewerkers van Zone.college uitgenodigd worden om deel te nemen aan een interactieve gezellige dag dat in het teken staat van onze kernwaarden en van verbinding en inspiratie. 

Effectiviteit beheersmaatregelen:

Dat Zone.college een verticale school is, maakt dat de structuur complex te noemen is. Er is immers sprake van diverse organisatieonderdelen die verschillende doelgroepen bedienen en daarmee anders georganiseerd zijn. Dit vraagt wat van de (integrale) aansturing. De periodieke gesprekken tussen het bestuur en de directeuren vormen hierin een belangrijke schakel. Hierin is aandacht voor lopende zaken, maar ook zeker voor strategische doelrealisatie. In aanvulling hierop is in 2023 de basis gelegd voor het portefeuillemodel, waarin vertegenwoordigers van de diverse organisatieonderdelen (vmbo, mbo, O&K en Ondersteunende Diensten) aan elkaar zijn gekoppeld. Dit met als doel om samenwerking en besluitvormingsprocessen te verbeteren.